Mettre en place rapidement le télétravail dans votre entreprise

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Voici résumé ici nos suggestions pour vous rendre plus facile le travail depuis votre domicile. Travaillant depuis plus de 15 ans dans la gestion de l’informatique des PME et des indépendants, nous vous proposons aujourd’hui quelques solutions faciles à mettre en place et à bas prix. Le but de ce guide étant de vous permettre de travailler depuis la maison rapidement, en cas de nécessité comme c’est aujourd’hui le cas dans de nombreux pays.

ARTICLE MIS À JOUR LE 2 NOVEMBRE 2020…

Sommaire

  1. Une bonne connexion internet
  2. Un central téléphonique virtuel
  3. Un casque-micro
  4. Comment collaborer sur des documents
  5. Comment se connecter à l’ordinateur du bureau
  6. Comment répartir et suivre les tâches d’une équipe au quotidien
  7. Scanner des documents​
  8. Précautions à prendre
  9. A chaque métier ses outils

Une bonne connexion internet

DSL ou fibre idéalement, mais testez la rapidité de vos connexions:

  • Sur la ligne internet de la maison, depuis votre ordinateur, connecté en wifi ou idéalement par câble (plus rapide, plus stable) à l’aide du site www.speedtest.net
  • Sur votre téléphone mobile. En effet avec la 4G, cette connexion peut dans certains cas être plus rapide que celle de votre domicile.
    1. Déconnectez-vous de votre wifi de la maison
    2. Faites le test avec www.speedtest.net.

Si c’est le téléphone qui est plus rapide, vérifiez votre forfait data et si il est illimité partagez la connexion de votre téléphone avec votre ordinateur. Pensez bien dans ce cas à garder votre téléphone en charge en permanence.

La connexion du téléphone peut aussi être meilleure dans certaines pièces de la maison loin de l’antenne wifi. Ou servir de deuxième connexion en cas de problèmes avec la ligne internet de la maison.

Si vous vous rendez compte que votre connexion est lente… regardez si d’autres habitants de la maison ne sont pas en train d’utiliser la connexion intensivement (Streaming à la Netflix, jeux en ligne, téléchargement etc)

Si vous avez des problèmes de wifi, nous serons heureux de pouvoir vous conseiller quant au choix d’antennes efficaces

Un central téléphonique virtuel

Un des plus gros problèmes du télétravail, c’est de ne plus pouvoir répondre au numéro de la ligne fixe connue de vos clients, sauf en mettant en place des redirections dispendieuses et pas pratiques. Il existe pourtant une façon très simple de répondre à ce problème: Le central téléphonique virtuel.

Nous conseillons pour notre part le prestataire Peoplefone avec qui nous travaillons depuis plus de 10 ans à notre entière satisfaction et celle de nos clients.

Un central téléphonique virtuel permet d’utiliser votre ou vos numéros de téléphone depuis n’importe où tant que vous avez une connection internet. Même depuis votre smartphone!

Vous pouvez passer à la téléphonie virtuelle sans même mettre un pied au bureau. Il suffit de migrer votre connection téléphonique et le tour est joué.

Pour une PME, cela permet également d’appeler les collègues sur leur interne, que ce soit à l’aide d’un téléphone physique ou d’une application. Bref, un central virtuel, c’est l’évolution naturelle du bon vieux central téléphonique physique. Nous disons souvent à nos clients que garder aujourd’hui un central téléphonique physique, c’est comme de garder un serveur de messagerie au sein de l’entreprise: dans 99% des cas, c’est une mauvaise idée.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute question à ce sujet bien entendu.

Un bon casque-micro

Celui de votre téléphone devrait faire l’affaire. Si vous avez la chance d’avoir un casque Bluetooth, comme les Airpods d’Apple, c’est idéal.
Et si vous avez un casque à réduction de bruit comme les Airpods pro ou le Sony WF1000XM3, c’est le rêve car vous pourrez vous couper du bruit ambiant de votre domicile (les enfants en particulier car ils risquent forts de ne plus pouvoir aller à l’école ces prochaines semaines).

Comment rester en contact

Il existe de nombreux outils permettant des vidéoconférences avec partage d’écran. Ils servent pour des réunions prévues, certes, mais aussi pour garder le contact. Des connexions peuvent ainsi être gardées ouvertes toute la journée entre certaines personnes pour diminuer le sentiment d’isolement.

MISE A JOUR: Nous avons changé nos choix après ces derniers mois. Si à l’époque nous avions préféré Gotomeeting à Zoom, nous vous suggérons aujourd’hui la solution Meet d’Infomaniak.

Notre choix:

Pour les conférences en groupe avec partage d’écran etc:

  • Meet d’Infomaniak (gratuit)
    • ATTENTION: Utilisez Chrome pour une expérience ultimale ou encore mieux, téléchargez leur application!

Pour s’envoyer des messages écrits au sein d’un team:

Les autres possibilités

Comment se connecter à l’ordinateur du bureau

Suivant les applications installées sur votre ordinateur de bureau, il n’est parfois pas possible de les déporter facilement sur un ordinateur personnel.
Les applications ci-dessous vous permettront de vous connecter à un ordinateur distant et de travailler ainsi “comme si vous étiez au bureau”. Ces solutions nécessitent bien entendu que l’ordinateur du bureau soit allumé et disponible. Ces solutions sont donc “fragiles” mais très pratiques.

Notre choix

  • Teamviewer (143 CHF par an par personne) – permet en plus de créer des conférences en ligne avec partage d’écran, vidéo conférence etc

Les autres possibilités:

Comment collaborer sur des documents

Dans un bureau, on collabore parfois sur le même document. Mais peut-être ne sont-ils pas tous accessibles depuis votre domicile.
Des solutions comme Google Docs vous permettent de facilement créer des documents et les partager avec votre équipe, sans même besoin d’un compte. Vous pouvez par exemple voir le présent document en cliquant ici: https://docs.google.com/document/d/1OsRKHENrsbDbnCAiWyaSPDUuBsWd-6AlicffFTYZIr8/edit?usp=sharing

Ce lien vous permettra de lire ce document et le de commenter. A noter que nous n’utilisons des solutions comme Google Docs ou Dropbox que pour traiter des documents dont la confidentialité n’est pas importante.

Si vous avez la chance d’avoir un serveur de fichiers accessible depuis l’extérieur comme un Synology, vous pourrez très facilement avoir accès à vos dossiers. Le Synology propose également une solution de type Google doc, mais respectueuse des données personnelles…

Notre choix

Les autres possibilités:

Comment répartir et suivre les tâches d’une équipe au quotidien

Savoir qui fait quoi dans une équipe en utilisant des emails peut vite devenir problématique. Il existe heureusement des solutions extrêmement efficaces. Nous utilisons nous-mêmes au quotidien l’application web Teamwork sur des dizaines de projets.

Notre choix

  • Teamwork (gratuit pour 2 projets et 5 utilisateurs)

Les autres possibilités:

Scanner des documents

Pour scanner des documents papier et les envoyer en PDF à des collègues:

Aller plus loin

Les structures qui en ont la possibilité devraient mettre en place un accès VPN. Ceci permet d’accéder à tout le réseau informatique de l’entreprise à distance et de manière sécurisée. Mais un spécialiste informatique est nécessaire pour mettre cela en place.

Précautions à prendre

Un ordinateur personnel est souvent plus vulnérable techniquement qu’un ordinateur professionnel. 

  1. Installez un antivirus (sur Mac comme sur PC)
  2. Vérifiez que vos mots de passe sont :
    1. récents: un mot de passe trop ancien et utilisé à plusieurs endroits aura certainement été piraté à un moment ou à un autre (les pirates vendent souvent des listes d’emails / mots de passe)
    2. complexe : Utilisez des mots de passe malins, comme des bouts de phrase. MangedoncuneGLACE87 est aussi efficace que kjfd908l
    3. idéalement: n’utilisez que des mots de passe dont vous ne pouvez pas vous souvenir et à la place utilisez un gestionnaire de mots de passes comme Lastpass
  3. Ne laissez pas les enfants utiliser cet ordinateur tant que vous ne pourrez pas retourner travailler au bureau… 
  4. N’ouvrez AUCUN document et emails dont vous n’êtes pas à 100% sûr de la provenance. 

A chaque métier ses outils

Ces recommandations sont génériques à tous les métiers. Suivant les métiers, il existe des solutions particulières permettant d’améliorer le travail. Pour un professeur par exemple, qui doit donner des leçons en ligne et garder le contact avec ses élèves, il existe des outils comme Showbie. Pour un graphiste devant présenter des travaux et collaborer avec ses clients, on utilisera par exemple Avocode

Nous sommes bien entendu à votre disposition pour trouver les solutions les plus adaptées à vos besoins.

Votre équipe Yann and Co

Appelez-nous pour discuter de vos besoins. Nous vous conseillerons des solutions pragmatiques et claires, sans engagement de votre part.

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